Mengenal Telecommuting, dan Bagaimana Membangun Tim Hybrid Yang Efektif

Telecommuting, atau kerja jarak jauh, kini menjadi solusi yang telah diandalkan oleh banyak perusahaan untuk memberikan fleksibilitas lebih untuk karyawan mereka.

Pada dasarnya, Telecommuting memberikan keleluasaan untuk anggota tim untuk dapat bekerja di luar kantor perusahaan, bisa saja di rumah, kafe, perpustakaan, ataupun coworking space.

Di artikel ini, kita akan mengenal lebih lanjut tentang telecommuting, beserta kelebihan dan kekurangannya, plus bagaimana cara memastikan agar tim Anda bisa menjadi tim hybrid yang efektif dan produktif.

Apa itu Telecommuting?

Definisi dari The Balance Careers melansir bahwa seorang karyawan yang bekerja secara telecommuting memiliki ruang kerja di luar lokasi brick-and-mortar kantor dari perusahaan yang mempekerjakan mereka. Berbeda dengan kerja kontrak atau freelancing, karyawan telecommuter merupakan karyawan tetap atau full-time.

Hal ini berarti para karyawan yang bekerja jarak jauh memanfaatkan teknologi dan alat digital untuk berkomunikasi dengan anggota tim lainnya, atau berbagi data dan hasil kerja melalui teknologi cloud. 

Tidak hanya tim-tim dari perusahaan tech atau firma-firma kreatif, namun juga industri-industri tradisional yang memiliki infrastruktur online yang kuat kini juga bisa menyediakan opsi telecommuting untuk anggota timnya.

Bagaimana cara kerjanya?

Seorang karyawan yang sedang telecommuting dapat bekerja dari manapun, termasuk dari rumah. Namun, bekerja di tempat yang memiliki fasilitas dan alat yang dapat menyokong produktivitas kerja seperti coworking space umumnya juga menjadi opsi.

Karyawan tersebut dapat menggunakan berbagai metode komunikasi untuk terus berhubungan dengan anggota tim lainnya; mulai dari telepon dan aplikasi instant messaging, hingga platform video chat seperti Google Meet dan Zoom.

Selain itu, pengaturan flow kerja tiap anggota tim yang telecommute juga dilakukan secara online, melalui Kanban dan platform manajemen flow kerja seperti Asana atau Trello. Pembagian data dan sinkronisasi hasil kerja juga dilakukan menggunakan teknologi cloud.

Namun, telecommuting tidak berarti si karyawan tidak berjumpa sama sekali dengan manajer atau anggota tim lainnya. Meeting secara periodik kadang diadakan secara offline. 

Seorang karyawan juga bisa telecommute secara paruh waktu, yang berarti, dalam satu minggu, 2-3 hari adalah hari WFO untuk karyawan tersebut. Hal ini umumnya sangat efektif untuk tetap menjaga kepadatan ruang kantor tetap rendah, namun tetap ada anggota tim yang berotasi.

Keuntungan dan kekurangan dari telecommuting

Keuntungan

• Fleksibilitas lebih. Tidak ada fitur quality-of-life yang lebih baik daripada memberikan karyawan tim Anda kontrol atas jadwal kerjanya. Telecommuting membebaskan karyawan dari obligasi untuk menghabiskan waktu di jalan, atau mendedikasikan jam kerjanya jauh dari rumah
• Hemat. Dengan tren perkantoran di pusat kota, transportasi merupakan faktor finansial terbesar yang dihadapi oleh karyawan Anda. Dengan memberikan si karyawan kebebasan untuk memilih tempat kerjanya, mereka bisa lebih hemat tiap harinya.
• Kepuasan Karyawan. Sebuah laporan dari Owl Labs menemukan bahwa anggota tim yang bekerja secara remote merasa 22% lebih puas dan terpenuhi dibanding anggota tim yang bekerja full-time di kantor. Dengan telecommuting, berikan tim Anda kesempatan untuk dapat mengatur work-life balance di hari kerja mereka.

Kekurangan

• Distraksi. Tidak dapat dipungkiri bahwa ruang kantor modern didesain sedemikian mungkin untuk mengurangi jumlah distraksi agar karyawan dapat bekerja lebih produktif. Jika mereka bekerja di luar lingkungan terkontrol tersebut, maka distraksi dapat dengan mudah datang.

• Mengatur batasan. Karena karyawan yang melakukan telecommuting kadang tidak harus “pulang” dari tempat kerjanya, kadang sulit untuk mereka membatasi jam kerja, dan terus mengejar tugas tanpa di-track oleh manajer mereka. Jika terus-terusan terjadi, maka si karyawan akan cepat burnout dan menurunkan produktivitas mereka.
• Jarak antar anggota tim. Walaupun terhubung secara virtual, tiap anggota tim tetap terpisah secara jarak. Oleh karena itu, kohesi tim dapat terganggu, dan bahkan mengurangi ikatan sosial antar anggota tim.

Membangun tim hybrid yang efektif

De-densifikasi kantor Anda bukan berarti mengosongkan kantor dan mengandalkan telecommuting untuk semua anggota tim. Dalam kasus ini, Anda dapat mengatur rotasi dan penjadwalan anggota tim Anda sambil tetap menjaga kepadatan ruang kantor Anda.

Karena itu, penting untuk Anda mengatur logistik kantor yang dapat mendukung rotasi tim yang telecommuting paruh waktu. GoWork Enterprise Solutions menyediakan solusi end-to-end untuk perusahaan Anda dalam mendesain, membangun, dan menyediakan kantor custom untuk tim Anda. Selain itu, Anda juga dapat menyediakan kantor satelit di berbagai lokasi GoWork yang dekat dengan berbagai metode transportasi dan area suburban Jabodetabek.

Selain itu, GoWork juga menyediakan opsi coworking space untuk anggota-anggota tim Anda yang ingin bekerja secara remote. Temukan lokasi GoWork yang tepat untuk membantu anggota tim Anda yang sedang telecommute disini. Atau, Anda juga dapat mengisi form dibawah untuk menemukan pengaturan kantor yang sesuai untuk tim Anda!